1. OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA

  • 1.1 Prowadzenie ewidencji księgowej w licencjonowanym programie finansowo-ksiegowym, w oparciu o obowiązujące przepisy prawa polskiego:
    • pobieranie i rozliczanie zobowiązań poszczególnych użytkowników lokali,
    • przygotowywanie zawiadomień o opłatach eksploatacyjnych,
    • przygotowywanie uzgodnień sald,
    • przygotowywanie projektów rocznych i wieloletnich planów gospodarczych zarządzania nieruchomością, włączając wymagane korekty tych planów,
    • sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych,
    • przygotowywanie informacji o kosztach zarządu nieruchomości oraz rozliczenie zaliczek przeznaczonych na ich pokrycie,
    • składanie Zleceniodawcy zestawienia wpływów oraz wydatków związanych z wykonaniem usług wynikających z umowy wraz z dokładnym określeniem przeznaczenia środków na poszczególne usługi.
  • 1.2 Windykacja
    • przygotowywanie wezwań do zapłaty,
    • przygotowywanie pozwów sądowych o zapłatę (postępowanie upominawcze),
    • przygotowywanie dokumentów dotyczących zadłużeń dla kancelarii prawnej (sprawy poza postępowaniem upominawczym), 
    • telefoniczne i osobiste wyjaśnianie stanu płatności,
    • naliczanie odsetek od nieterminowych wpłat i zadłużenia.
  • 1.3 Obsługa finansowa
    • przygotowywanie przelewów tradycyjnych i internetowych,
    • współpraca z bankami,
    • obsługa lokat bankowych,
    • pozyskiwanie środków finansowych (pożytków, kredytów bankowych, itp.).
  • 1.4 Obsługa kadrowo-płacowa
    • sporządzanie list płac, rachunków do umowy o dzieło oraz zlecenia,
    • naliczanie miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od płac,
    • sporządzanie rocznych rozliczeń PIT dla pracowników,
    • obliczanie wysokości składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
    • sporządzanie miesięcznych deklaracji rozliczeniowych do ZUS-u.

2. OBSŁUGA PRAWNA (WE WSPÓŁPRACY ZE ZLECENIODAWCĄ)

  • reprezentowanie Zleceniodawcy na zewnątrz przed organami administracji państwowej i samorządowej,
  • przygotowywanie i opiniowanie umów,
  • przygotowywanie i opiniowanie innych dokumentów.

3. OBSŁUGA ADMINISTRACYJNO-EKSPLOATACYJNA

  • przygotowywanie budżetu dla nieruchomości,
  • prowadzenie i aktualizacja ewidencji lokali i ich użytkowników wraz z weryfikacją stanu prawnego i faktycznego,
  • bieżąca obsługa eksploatacyjna nieruchomości w tym wszelkie kontakty z kontrahentami i usługodawcami ze szczególnym uwzględnieniem:
    • dostawy usług komunalnych i mediów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania nieruchomości, ochrony, utrzymania należytego porządku i czystości pomieszczeń i urządzeń budynku, służących do wspólnego użytku, utrzymania należytego porządku i czystości terenu działki, chodnika wzdłuż budynku i innych terenów, koszenie trawy wraz z pielęgnacją zieleni w okresie letnim oraz odśnieżanie ciągów komunikacyjnych w okresie zimowym.
  • przygotowywanie procedur bezpieczeństwa dla mieszkańców oraz regulaminu porządku domowego, zawierających informacje dotyczące kontroli dostępu do budynku oraz procedur usuwania usterek,
  • bieżąca obsługa informacyjna użytkowników lokali, w sprawach dotyczących części wspólnych jak i dla indywidualnych lokali, w uzgodnionych godzinach,
  • ubezpieczenie nieruchomości,
  • informowanie, poprzez wywieszenie na tablicach odpowiednich informacji o telefonach służb technicznych,
  • zapewnienie dyżurów administratora na terenie nieruchomości oraz składanie okresowych raportów z podjętych działań.

4. OBSŁUGA TECHNICZNA

  • bieżące administrowanie i prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
  • zapewnienie prawidłowego użytkowania budynków i lokali oraz instalacji wspólnych i infrastruktury technicznej,
  • zapewnienie warunków bezpieczeństwa w zakresie ochrony przeciwpożarowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
  • zapewnienie zabezpieczania awarii oraz usuwania ich skutków na nieruchomości wspólnej, bieżącej konserwacji, napraw i obowiązkowych przeglądów technicznych,
  • zapewnienie niezbędnego i wymaganego ze względów technicznych wstępu do poszczególnych lokali, ilekroć jest to niezbędne do przeprowadzenia konserwacji, remontu, modernizacji albo usunięcia awarii w nieruchomości wspólnej,
  • bieżący nadzór nad kontrahentami świadczącymi usługi w zakresie obsługi technicznej, włączając wyszukiwanie usługodawców, opracowanie warunków umów/współpracy, kontrolę wykonania umów przez usługodawców i odbiór zrealizowanych prac oraz wynikające z nich niezbędne renegocjowanie, aneksowanie i rozwiązywanie umów dotyczących zarówno nowych inwestycji, jak i bieżącej obsługi budynków i urządzeń,
  • oszacowanie wartości niezbędnych działań inwestycyjnych (remontowych i modernizacyjnych)

Na życzenie, zapewniamy użytkownikom poszczególnych lokali, odpłatną, kompleksową obsługę w zakresie drobnych napraw (elektrycznych, hydraulicznych, ślusarskich, budowlanych, etc.)

5. PRZEJĘCIE NIERUCHOMOŚCI

  • sporządzenie protokołu przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji technicznej (projektowej, powykonawczej i bieżącej tj. książek obiektów budowlanych), eksploatacyjnej i finansowej od wskazanego przez Zleceniodawcę podmiotu,
  • czynny udział w uporządkowaniu spraw związanych z przejęciem nieruchomości, przede wszystkim uzgodnienie brakującej dokumentacji techniczno-eksploatacyjnej
  • Uporządkowanie stanu technicznego i prawnego potwierdzonego odpowiednimi dokumentami dokonuje się raz w ciągu całego istnienia przedmiotowej nieruchomości – jest to czynność jednorazowa. Jednakże dla Zleceniodawcy stanowi fundament normalnego i bieżącego  funkcjonowania i obejmuje następujące czynności:
    • porozumienie się z byłym administratorem lub zarządcą co do trybu przejęcia nieruchomości protokołem zdawczo-odbiorczym,
    • weryfikację stanu prawnego nieruchomości, wykazu lokali (mieszkalnych i użytkowych), właścicieli lokali i najemców w lokalach,
    • zebranie aktów notarialnych przypisanych do poszczególnych lokali,
    • analizę dokumentów dokonaną przez inspektorów nadzoru oraz zlecenie  i egzekwowanie uzupełnienia brakującej dokumentacji w tym m.in.:
    • dokumentacji technicznej budynku,
    • instrukcji obsługi i eksploatacji,
    • decyzji urzędu o dopuszczeniu budynku do użytkowania,
    • aktualnych protokołów z przeprowadzonych przeglądów technicznych,
    • książek obiektu budowlanego,
    • dokumentacji administracyjnej,
    • dokumentacji eksploatacyjnej,
    • dokumentacji finansowej,
    • przejęcie spraw w toku i ich dokumentacji (np. procedury zgłaszania i wykonywania napraw gwarancyjnych, prace modernizacyjne, remontowe),
    • weryfikację podpisanych umów.

Za w/w czynności, związane z przejęciem nieruchomości od dotychczasowego administratora lub zarządcy, nie pobieramy dodatkowych opłat.